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議事録の効率的な書き方を解説！議事録のメモが追いつかない原因と対策とは
会社などでミーティングや会議が行われると、基本的に話し合われた内容の記録を「議事録」として残します。新卒社員や社歴が浅い若手社員に、議事録の作成を任せる企業や部署も少なくないでしょう。
しかし、慣れていない人が議事録を作成しようとすると、「話の展開が早くてメモが間に合わない」「メモがなぐり書きになってしまい、見返したときに自分でも読めない」という状況になりがちです。この記事では、「議事録の書き方がわからない」「うまくつくれない」という方に向けて、議事録のメモが追いつかない原因や効果的なメモの取り方について解説します。
「会議中にメモが間に合わず、うまく議事録をつくれない」というのは、よくある失敗談といえるかもしれません。この場合、メモが間に合わない原因を探ることも大切ですが、議事録を作成することの意味や目的を見誤っているために作業効率が下がっている可能性も考えられます。はじめに、議事録の目的と、メモが追いつかない主な原因を確認してみましょう。
●会議の決定事項を共有する
議事録とは、会議で議論された内容を漏れなく記録した文書のこと。情報共有を目的とするため、話し合いの内容を漏れなく網羅し、会議の概要や全体像、重要事項、結論（決定事項）やその経緯などを誰が読んでもわかるように記す必要があります。●アクションの内容、期限、責任の所在などを備忘録として残す
議事録は、会議の内容をさかのぼって振り返る目的でも活用されます。口頭で会議の内容や決定したアクションなどを伝えても理解してもらいにくいだけでなく、情報が間違って伝わるかもしれません。議事録を備忘録として使うことで、やるべきこと、責任者、タスクの期限などを明文化でき、誤解や認識のズレを防げます。関係者全員が円滑にアクションを進めるためにも、議事録の作成は不可欠です。
●すべての発言を書き残そうとしている
会議の発言を一言一句すべて順番どおりにメモしなければならない、ということはありません。議論が終わった項目についてあとから補足することもありますし、ときには関連度の低い発言なども含まれるからです。速記や高速タイピングなどの高度なスキルがなければ、すべての発言を漏れなく残すのは困難です。会議メモは、ある程度話を聞いてからキーワード単位で要点をまとめましょう。
●言葉の意味を理解できずに手が止まる
会議中に聞き慣れない言葉や略語が出てくると、言葉の意味を理解できずにメモを取る手が止まることがあります。会議はわからない言葉を調べている間にも進んでしまうため、余計に内容を把握できなくなってしまう――という悪循環に陥るのです。わからないときは側にいる参加者にその場ですぐ質問するか、ひらがなやカタカナでワードだけメモしておいて後で調べましょう。
議事録のメモを効率よくまとめるコツとして、「事前準備」「要約」「簡略化」などが挙げられます。また、わからなかったり聞き取れなかったりした場合に、「とにかく書いておくこと」も大切です。
会議の目的や趣旨、議題は事前に決まっていて、参加者にはアジェンダ（議事日程）が展開されるケースが一般的です。アジェンダを見てあらかじめ会議の内容を把握しておけば、議論の要点が明確になり、落ち着いてメモを取れるようになります。事前配布された資料にわからない用語があれば、前もって調べておきましょう。
また、メモでは発言者の名前、役職、サービスの名称などを正確に書く必要はありません。部長は「部」と書いて丸で囲むなど、自分が見返したときにわかる範囲でうまく書き方を簡略化しましょう。
●What（何を）
●When（いつ）
●Where（どこで）
●Why（なぜ）
●How（どのように）
5W1Hに沿った書き方を意識してメモを取ると情報を整理しやすくなり、議事録上で「誰の発言か」「誰がいつまでに何を担当するのか」などが明確になります。
議事録のフォーマットを用意している会社や部署もありますが、なければ議事録を一からつくらなければなりません。もしない場合、議事録にはどのような項目を設ければよいのでしょうか。議事録に記載しておくべき項目と、作成時にあると便利なアイテムをご紹介します。
●議題（タイトル）
●日時
●場所
●参加者名
●決定事項
●討議内容
●次回開催日時
●次回議題
●記録者
討議内容や決定事項は、わかりやすいように箇条書きでまとめるのがコツです。
●ICレコーダー
ICレコーダー（ボイスレコーダー）とは、音声の録音・再生ができるデジタル機器です。会議のほかに取材や研修などで使用することも多く、社用のICレコーダーを用意している会社も少なくありません。ICレコーダーがあれば会議の内容を録音できるため、聞き漏らしや誤った情報の周知といったリスクを軽減できます。自動文字起こし機能や倍速再生機能が搭載されている機種を選ぶと、議事録作成をより効率的に進められるでしょう。
●3色ペン
手書きで会議メモを取る際に役立つのが3色ペン。一般的には、1本のペンで赤・黒・青の3色を使えるボールペンを指します。3色ペンを使うと記載内容を視覚的に見分けられるようになるので、議事録の作成がよりはかどるでしょう。3色ペンを使用する際は、「黒はメモ書き」「赤は重要ポイント」「青は補足」など、あらかじめ色のルールを決めておくのがポイントです。
●使いやすいノート
ノートにはB5、A5など複数のサイズがあるうえに、罫線も横罫、方眼、無地などさまざま。さらに、A罫とB罫では罫幅も行の数も異なります。こうしたなかから自分が使いやすいノートを選ぶと、メモを取りやすくなります。たとえば、1ページでエリア分けやすいノートや、図表を書きやすいノートなど、カスタマイズのしやすさで選ぶのもよいでしょう。
『ウトカ』（utöka）は2023年12月に登場したノートブランドで、スウェーデン語で「拡大、広げる、増やす」を意味します。その名のとおり、仕事と日常生活の幅を「広げる」うえで役立つ工夫を多数取り入れているのが特長です。
会議の振り返りがしやすいインデックス
『ウトカ』のノートではすべての表ページ右側に、参照できるインデックス罫線が採用。インデックスを使えば前回の会議メモもすばやく検索でき、会議の振り返りがしやすくなります。
図の作成やタスク管理もしやすい
『ウトカ』は、4mm方眼罫が80枚、マイリストが10枚綴じられています。方眼罫にそって線をひけば、フリーハンドでもエリア分けや図表の作成がスムーズです。会議で決定した自分のタスクをマイリストへ転記すれば、そのままタスク管理が行えます。
選べる2サイズ
ノートサイズはA5とポケットサイズ（縦107mm×横153mm）の2種類展開。どちらも折り返して使えるリングノートなので、余計なスペースを取りません。ポケットサイズなら、デスク上にパソコンがあっても、周辺のちょっとしたスペースに置くことが可能。持ち運びしやすいサイズでもあり、出先のカフェなどで作業したい方にもおすすめです。
デジタルと相性のよいおしゃれなデザイン
表紙は、クールグレーを基調としたツートンのデザイン。デジタル機器（PC、スマスマートフォン、イヤホンなど）と合わせて使いやすいカラー・デザインなので、「仕事中もおしゃれを意識したい」という方におすすめです。表紙のアクセントカラーは、イエロー、ネイビー、ライトグリーン、ライトブルー、レッドの5種類。会議によって複数の議事録ノートを使いわけたいときでも、『ウトカ』ならアクセントカラーでパッと見分けられます。
『ニーモシネ』は、機能性に優れたシンプルなデザインのノートシリーズ。なかでも、議事録を書くのにぴったりなのが『ニーモシネ8mm横罫マージン付』です。
時系列にまとめられる
『ニーモシネ 8mm横罫マージン付』では、各ページに左寄りのマージン罫が採用。自分でエリア分けする必要がなく、そのままパッと議事録の項目を書き込めます。項目以外の行では、マージンを自分で決めた記号や略語を書くスペースとして活用すれば会議を振り返りやすいでしょう。
文字が書きやすい
8mm罫と、一般的なノート（A罫やB罫）よりも行の幅が大きいのが特長。行の高さに余裕があると、文字を大きくはっきり書けます。行内に文字が収まりやすいので、多少乱雑に書いてでもスピードアップしたい方におすすめです。
用途に合わせた使いわけを
会議の要点や今後のアクションなどをまとめたいときは、ページ中央を縦罫線で分割した『ニーモシネ7mm横罫センターライン付』がおすすめ。センターラインの左側には要点や今後のアクション、右側にはその結果や課題を書くといった工夫ができます。
ほかにも、会議の内容を事前に把握しておく、フォーマットや書きやすいノートを用意しておくといった準備も重要です。マルマンには『ウトカ』や『ニーモシネ 8mm横罫マージン付』など会議メモを取るのに便利な製品があるので、自分にぴったりなノートを見つけて議事録メモの効率化を図りましょう。
