仕事ができる人の手帳の中身とは……気になる手帳術や、書き方・選び方を解説

日々のスケジュール管理やタスク管理の“頼れる相棒”ともいうべき手帳。「手書き」することで思考力や認知力が高まり、記憶にも定着しやすいことから、「あえてアプリではなく手帳で管理している」という方も少なくありません。新生活のスタート、社会人としての一歩、あるいは転勤や転職などをきっかけに、手帳を使い始める方も多いようです。

しかし、なかには手帳を活用しきれず、「いつの間にか使わなくなってしまった」というケースもあるでしょう。この記事では、手帳を最大限に活用したい方のために、「仕事ができる人」の手帳術や、手帳の書き方・選び方をご紹介します。

手帳を使いこなせない人の特徴とは

手帳を購入したものの、使い方に悩んでいる方も少なくないでしょう。まずは、「手帳を使いこなせていない人」の特徴をご紹介します。自分に当てはまるところがないか、チェックしてみてください。

失敗例1.
手帳の用途を「スケジュール管理」に限定している

「手帳はスケジュール管理をするためのもの」と考えている方は、上手に使いこなせていないかもしれません。こういった考え方を持っていると「予定があるとき」だけしか手帳を使わないため、予定が少ないときは手帳が空白のままになります。こういった期間が続くと、手帳を使うことに意義を感じられなくなってしまうでしょう。

一方、手帳の上手な使い方を知っている人は、「目標やタスクの管理をはじめ、頭のなかの情報を整理するためのツール」ととらえています。期限があるタスクの確認や仕事での目標設定、反省点・改善点・アイデアなどを残しておくことにも使えるため、継続的に「使う意義」を見失わずにいられるのです。

失敗例2.
「手帳を使うこと」が目的になっている

「仕事ができるビジネスパーソンは手帳を使っている」と聞いて、手帳を使い始めた方もいるでしょう。ただし、使うこと自体が目的になると、手帳本来の役割であるタスクの管理や予定の整理につながらず、「空白を埋めるだけ」に終始してしまいます。

手帳をただ使うのではなく、その手帳がどのように自分の生活や仕事を助けてくれているのかといった「使うメリット」を理解しておくことが大切です。

失敗例3.
自分の目的や意図に合っていない

手帳を上手に活用できない人は、自身の目的や用途に合わない手帳を選んでいることがあります。たとえば、「アイデアをまとめたいのにメモ欄がない（小さい）」「スケジュールや計画を細かく管理したいのに週単位の予定を書きにくい」といったケースです。

手帳を上手に活用するには、自身の目的や書き方・使い方に合った種類を選ぶことが最初のステップとなります。

失敗例4.
振り返りの時間がない

「なかなか続かない」のは、予定やタスクを記録するだけで終わってしまい、振り返る習慣をつくれていないことが原因かもしれません。まずは手帳を「目標管理ツール」と捉え、その日の出来事や仕事の結果などを書きながら振り返ってみましょう。手帳を上手に活用できる人の多くは、書くだけでなく振り返りの習慣が身についています。振り返ることで反省点や改善点が見つかり、次の行動に活かしやすくなるでしょう。

手帳を上手に活用するための考え方

手帳を上手に使える人とそうでない人の違いがわかっても、手帳の書き方・使い方を理解していなければその価値を十分に発揮できません。仕事ができる人の手帳術を参考に、まずは手帳に対する考え方をあらためてみましょう。

手帳をスケジュール管理以外に使ってみる

もちろんですが、「手帳にスケジュール以外の情報を書いてはならない」というルールはありません。極論、なにを書いてもよいのです。仕事の目標、日々意識していること、上司やお客様からもらった指摘や感謝の言葉、失敗したときの愚痴まで、思いついたことを書いてみましょう。

3カ月後の目標や計画を書いておけば、「達成のために必要なことはなにか」を考えるきっかけになります。仕事中にふと思いついたことをメモしておけば、のちのち読み返したときに新しいアイデアがひらめくかもしれません。「なんでもいいから書いてみること」が、手帳を上手に使う第一歩といえます。

手帳を使う目的を考える

手帳を使うことを目的にするのではなく、具体的な効果やメリットを感じられる書き方・使い方を探してみましょう。携わっているプロジェクトの進行状況やタスクの進捗、期限などを記載し、反省点・改善点から次の行動計画を立てるのもおすすめです。営業職であれば、1週間の営業件数をメモしたり、営業先からの質問事項をまとめたりするのもよいでしょう。こうした使い方は、自己管理能力の向上にも役立ちます。

なお、形式に縛られすぎたり完璧さを追求したりすると、手帳を使うこと自体に疲れてしまい、続かなくなるケースもあります。そうならないよう、あくまで気楽に、自分にとって続けやすいスタイルを探すことも大切です。

自分に合った手帳を探す

手帳は、自分の目的や用途に合ったものを選ぶことが重要です。たとえば、アイデアや議事録をまとめたい場合は、メモ欄が広いタイプが適しています。一方、時間単位で細かくスケジュールを管理したい場合は、時間軸が詳細に書かれたタイプがおすすめです。自分の目的や用途と合わない手帳を選ぶと、使うときにストレスを感じてしまうかもしれません。選ぶときは、まず目的はなにか、どのような書き方・使い方をしたいのかを明確にし、用途に合ったサイズ、罫線、機能（カレンダーなど）を備えたものを選びましょう。

以下記事では、手帳の選び方についてご紹介しています。
手帳の使い方＆活用ガイド！種類や選び方、続けられる“手帳術”を解説

「仕事ができる人」が実践している手帳術

仕事ができる人は、手帳へ予定やタスクを書く際にさまざまな工夫をしています。実際の手帳術と具体例を見ていきましょう。

すぐに書いて振り返る

仕事ができる人は、つねに手帳を持ち歩き、思いついたことや予定を即座に書き留める傾向にあります。さらに、定期的に振り返りの時間を設けているのも共通点です。これは、達成したことや改善すべき点を把握し、次の行動へ反映するための重要なアクションといえるでしょう。振り返りの時間をスケジュールに組み込んでおくと、「無理のない管理」を実現しやすくなります。

必要な行動がわかるように具体的に書く

「資料」ではなく「9月度の予実管理表」といったように、予定やタスクが具体的かつ詳細に記載されているのも「仕事ができる人の手帳」の特徴です。場所や時間、目的などの情報が細かく書き込まれているケースも多いでしょう。詳細な記載を心がけておけば、ほかの人へ作業を依頼するときもスムーズに伝わります。

スケジュールに調整時間を含める

仕事ができる人は、スケジュールを立てる際に余裕を持たせています。予定が詰まり過ぎないように「余白」を設けておくと、予期せぬ事態が起こっても対応しやすいからです。タスク開始前の移動や準備などにかかる時間も含めて作業時間を見積もるなど、余裕をもってスケジュールを立てましょう。

1カ月以上先まで予定を立てる

短期的な予定だけでなく、中期的な視点も仕事をするうえでは重要です。周囲から評価の高いビジネスパーソンは、1カ月以上先の予定まで手帳に記載していることが少なくありません。中長期的な目標を意識してスケジュールを組んでおくと、全体の工程を俯瞰しやすくなり、タスクを詰め込むことなく計画的に進められるようになります。

タスクを洗い出してからスケジュールに組み込む

最初にタスクをリストアップして作業時間を見積もり、それを踏まえてスケジュールを立てられる人も、「仕事ができる」と評価されやすいでしょう。「スケジュール策定が苦手」という場合は、作業時間の見積もりをせずに計画を立ててしまっているか、あるいは見積もりがあいまいである可能性が考えられます。先にタスクの整理を行って作業時間を予測し、パズルを解くように効率的なスケジュールを考えましょう。

手帳は一冊にまとめる

仕事ができる人は、手帳や管理ツールを一冊にまとめる傾向にあります。複数のツールを使い分けると、情報の漏れや混乱が生じやすいからです。一貫した情報管理を行うと、効率的かつスムーズに情報の整理と見直しを行えるでしょう。

ビジネスパーソンの自己管理におすすめの手帳とは

ビジネスのスタイルはさまざま。そのため、理想とする手帳の使い方も人それぞれです。以下では、ビジネスパーソンのスケジュールやタスク管理におすすめの手帳を紹介します。

シンプルに予定を把握したいならノートタイプ

「できるだけシンプルにスケジュール管理をしたい」「持ち運びしやすいように軽くてスリムなものを選びたい」という方には、ノートタイプの手帳（綴じ手帳）がおすすめです。

とくに、ひと月や年間のスケジュールを把握するのに適しているのがマンスリータイプ。カレンダーのように大事な予定やデッドラインをひと目で確認できることから、スケジュールの調整が多い方や計画性を重視したい方に向いています。

●マンスリータイプにおすすめの手帳『ニーモシネダイアリー』

『ニーモシネダイアリー』は、ひと目で月間の予定を把握できる「月間ブロック」と、複数のタスクを同時に管理できる「ガントチャート」の2つのフォーマットを採用。この2つはそれぞれ見開きページで構成され、交互に配置されているため、月間全体のスケジュールと個々の仕事の進行状況の両方をまとめて管理できます。「月間スケジュール欄だけではタスクのすべてを書き切れず、管理し切れない」という方におすすめです。

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メモ帳とスケジュール帳を1冊にまとめたいならルーズリーフバインダータイプ

バインダータイプの手帳は中身を自由に組み替えられるため、目的に合わせて使いやすいようにカスタマイズできます。予定表から打ち合わせノート、振り返りノートまですべてを1冊の手帳で完結したい方や、記述する情報が多いほうがよいという方にぴったりです。また、バインダータイプはページを足していけるので、同じ手帳を使い続けたい場合にも適しています。

●サイズが豊富で多様なビジネスシーンに適した『ジウリス』

『ジウリス』は、華やかでありながら落ち着いたカラーが特長的な、働く方向けの使いやすいバインダーシリーズです。はさめるルーズリーフは、「TO DOリスト」や「方眼罫」、ダイアリーなど多岐にわたります。カラーはもちろん、A5やB5などサイズバリエーションも豊富なため、オン（仕事）だけでなくオフ（プライベート）でも使いやすい1冊がきっと見つかるでしょう。

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持ち運びしたいならシステム手帳タイプ

システム手帳はその名の通り、「自分だけのシステムをつくれる手帳」です。便利なリフィルが豊富にそろっており、カレンダーだけでなくメモページや週間スケジュール、チェックリストなど、自分のライフスタイルや業務スタイルに合わせてカスタマイズできます。ポケットに収まるサイズながら、ペン差しやポケットなど便利な機能が備わっているタイプも多く、持ち運びにも便利です。

●システム手帳のリフィルに最適な『データプラン』

『データプラン』は、B6サイズに近い「バイブルサイズ」と、もうひとまわり小さい「ミニサイズ」から選べるリフィルのシリーズです。紙は、厚手の90g／㎡を使用しているので、万年筆との相性が特によいハイクオリティな筆記用紙を使用しています。月間ダイアリーや週間ダイアリーに加え、月間と週間のダイアリーを見開きで書き込めるタイプもあります。タブが3か月ごとに色分けされているので、中長期的なスケジュール管理やタスク管理におすすめです。

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