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「ToDoノート」でオンもオフも充実！すぐに使えるアイデアやおすすめ文具を紹介
ToDoリストは、ビジネスやプライベートで日々発生する「やるべきこと」をリスト化して管理するためのもの。抜け漏れの予防、タスク管理の精度向上、作業効率アップ、ストレスの低減などさまざまなメリットがあることから、採り入れている方も少なくないでしょう。
しかし、ToDoリストは「作ったら終わり」ではなく、上手に活用できなければ「いつの間にか使わなくなってしまった」ということにもなりかねません。本記事では、ノートを使って効率的にToDoリストを活用する方法を解説します。
近年では、パソコンやスマートフォンなどで使えるアプリやツールを利用してToDoを管理している方も少なくないでしょう。しかし、「デジタルに変えてみたけど、結局紙に戻った」という声も実際にあります。
そういった方におすすめなのが、1冊のノートでタスクを管理する「ToDoノート」の活用です。なぜノートがおすすめなのか、どのようなノートがおすすめなのかを確認していきましょう。
●記憶に残りやすい
デジタルのToDoリストは「入力の手軽さ」が魅力ですが、手書きには書く過程で「内容を整理しながら覚えられる効果」があります。手を動かして文字を書くと思考や記憶、感情をつかさどる前頭前野が刺激され、記憶の定着を助けてくれるからです。また、書いたページを見返すことで自然と記憶に残りやすくなるのもToDoノートのメリットです。●情報を整理しやすい
手書きのノートなら自由にレイアウトや文字のサイズなどを決められるため、優先順位をつけたり関連するタスクをまとめたりといった作業がしやすいのもメリットです。文字だとわかりにくい情報を図解やイラストなどで手軽にまとめられるのも、便利なポイントといえます。●達成感がより高まる
一般的なデジタルのToDoリストでは、完了タスクが自動で消えたり、グレーアウトしたりする処理がなされています。それに対して、手書きの場合は自身で完了したタスクに線を引いたり、チェックマークをつけたりする必要があるため、視覚的にも「完了させた」という実感を得やすくなります。この消し込む動作が、達成感や次のタスクへの意欲を高めてくれます。●ポイント1：いつでもどこでも手軽に使えるもの
1日1回決まった時間に見返すのもよいのですが、生産性を高めたいならちょっとした隙間時間にToDoノートと向き合い、情報を更新するのが効果的です。持ち運びしやすいサイズ・厚みのノートを選べば、電車移動の合間やカフェでの休憩時、ランチタイムなどに、手軽にToDoのチェックや追加ができます。
出先でもToDoノートを使いたい方におすすめなのが、マルマンの『書きやすいルーズリーフミニ TODOリスト 』です。『ルーズリーフミニ 』シリーズは縦86mm×横128mmと片手サイズのルーズリーフで、持ち運びに便利。どこに置いても場所を取らず、PCデスクやカフェカウンターなどの狭めのスペースで利用したい方にもおすすめです。 ルーズリーフなので必要な分だけ持ち運びでき、ルーズリーフダイアリーなどと組み合わせることも可能なので、使い勝手のよいアイテムといえるでしょう。
1枚に記載できるToDoは全部で16個。8行のブロックが2つあるので、「仕事／プライベート」や「社内／社外」などのように列を分けての管理も容易です。日付や優先度、完了の有無を記載するチェックボックスなど、いろいろな使い方ができる2つの枠も設けられています。
●ポイント2：自由な書き方やアレンジができるもの
目的や用途などに応じて自由にレイアウトできるノートを選べば、効率的に、自分らしく、かつ楽しくToDoリストを管理できるでしょう。使いやすさを重視してレイアウトの最適化にこだわるのはもちろん、さまざまな色のペンやマーカー、シール、ハンコ、マステなどを使うなど、種類や優先度によってデザイン・装飾を変えるのも手です。
既成のレイアウトにとらわれないToDoノートを作りたい方には、マルマンの『ニーモシネ ジャーナル』がおすすめ。ツルツルとしてなめらかでありながら90g/㎡という少し厚めのしっかりした紙を採用しており、どのような筆記用具でも快適に書けます。
『ニーモシネ ジャーナル＜A5＞ 』は、汎用性の高いドット方眼罫に紙面を3等分および4等分できるメモリが入ったノートです。用紙はたっぷり使える120枚（240ページ）。ページごとにレイアウトを変えられるため、クライアント別にページを分けたり、期日までの日別でタスクをまとめたりすることもできます。
ToDoノートを上手に活用するには、ただタスクを書き出すだけではなく、作成手順の効率化を意識することも大切です。リストの作り方次第でタスクは管理しやすくなり、やるべきことをスムーズに実行していけます。
・A社とのアポイントを設定する
・B社への領収書を発行する
・C社からのヒアリング・レポートを作成する
・ビジネス書籍を1冊読了する
日々発生し続ける作業や先が読めないタスク、あるいは際限なく細分化できてしまうタスクは含めないほうがよいでしょう。例として、「書類の整理」などは頻繁に発生するうえ、明確なゴールがないため管理のモチベーションを下げるおそれがあります。また、プロジェクト管理のような大きな仕事はリスト化に時間がかかりすぎることから、個別に管理するほうが効率的です。
また、スケジュール全体のバランスを見て、無理のない期限を設けるのがポイントです。非現実的な期限の設定は、ToDo管理が形骸化する原因になりかねません。後続作業があるタスクは、後続作業の開始日などから逆算して無理のない期限を定めてみてください。
なお、期限が設定できないタスクはそもそもToDo管理に向いていないかもしれません。ひとつ前の手順に戻って、ToDoノートに書くべき項目かを再検討してみましょう。
緊急度と重要度は、それぞれの高低によって、以下の4つにラベル分けできます。
（A）重要度・緊急度ともに高い
（B）重要度が高く、緊急度が低い
（C）緊急度が高く、重要度が低い
（D）重要度・緊急度ともに低い
（B）と（C）の優先順位は、場合によって入れ替わります。なお、（B）に分類されるタスクは効果性が高いため、計画的に実施すると仕事のパフォーマンスが上がり、（A）を減らす効果も見込めます。（C）と（D）を見直すと、時間的な余裕を作り出せるでしょう。
仕事のToDoであれば、プロジェクトやクライアント、所属チームなどのカテゴリ分類がわかりやすいでしょう。カテゴリごとに色や記号をつけたり、ページを分けたりすると視認性が向上し、必要なタスクをすぐに見つけられるようになります。
ToDoノートは、アイデア次第でより効果的に活用できます。自身に適したアイデアを見つけて、活用の幅をさらに広げていきましょう。
バレットジャーナルは、「・」（バレット）と「KEY」（キー）と呼ばれる簡単な記号を使って箇条書きするノート術です。バレットジャーナルによってタスク管理を行う場合は、まずバレットを使った箇条書きでタスクを記載し、キーに定めた記号でタスクの進捗や状況を表します。キーは、自身にとってわかりやすい記号を選んでOKです。以下はキーの一例です。
・完了：×
・着手中：△
・期限の延期：＞
・タスクの取り消し：一重線
・重要なタスク：＊
バレットジャーナルについては、以下の記事で詳しく紹介しています。
「バレットジャーナル」とは？書き方やコツ、タスク管理に便利な文具も紹介！
タイムブロッキングは、時間枠ごとにタスクを割り当てる方法です。今すべきことへの集中、ムダな時間の削減などの効果が見込めます。たとえば、当日分のToDoリストを午前・午後に分けて割り当てれば、より具体的かつ効果的に時間を管理できるでしょう。
学校の時間割もタイムブロッキングの一種であり、とくに勉強と相性がいいといわれています。
